Lean management (czyli „szczupłe zarządzanie”) to termin, który robi wielką karierę zarówno w dużych firmach produkcyjnych, jak i w niewielkich przedsiębiorstwach. Jak dostosować do jego wymagań pomieszczenia biurowe?
Podstawy lean management narodziły się w fabryce Toyoty w II połowie XX wieku (stąd też często spotkać się można ze skrótem TPS – System Produkcyjny Toyoty). Ideą przyświecającą jego powstaniu była nie tylko optymalizacja procesów produkcyjnych, ale i zminimalizowanie wydatków oraz nakładów pracy związanych z zarządzaniem. Choć poza Japonią zalety systemu doceniono dopiero w latach 70., to w XXI wieku stał się on niezbędny w większości nowoczesnych firm. Bez jego wdrożenia trudno myśleć na przykład o pozyskaniu certyfikatów jakościowych czy podjęciu współpracy z dużymi koncernami.
Lean management w pigułce
Lean management nie stanowi złotej recepty, ułatwiającej pracę całego przedsiębiorstwa, lecz określa zespół narzędzi, które mogą być wprowadzone w poszczególnych działach. W przypadku firm produkcyjnych podstawą jest na przykład oparcie pracy o zasadę ciągłego przepływu (flow) oraz zastosowanie tak zwanego systemu ssącego. Zasady związane z lean management mają na celu wyeliminowanie w przedsiębiorstwie szeroko pojętego marnotrawstwa (mudy). Za takowe uznane są nie tylko wadliwe produkty czy niepotrzebne wydatki na transport lub magazynowanie, ale także obciążanie pracowników zbędnymi obowiązkami (np. pokrywającymi się w ramach różnych działów) czy niewykorzystywanie ich pełnego potencjału.
System 5s w biurze
Spośród licznych instrumentów związanych z lean management szczególne miejsce zajmuje system 5s, ułatwiający stworzenie wydajnego, ergonomicznego, a przy tym bezpiecznego miejsca pracy. Jest to narzędzie najbardziej uniwersalne (pomaga zrządzać zarówno pracą dużej fabryki, jak i niewielkiego biura), ma ono również największy wpływ na poszczególnych pracowników. Nazwa 5s wzięła się od 5 czynności, do których zaliczyć można: sortowanie, systematykę, sprzątanie, standaryzację i samodyscyplinę.
W biurach system 5s sprowadza się najczęściej do uważnego sortowania dokumentacji i odpowiedniego jej przechowywania oraz zwracania uwagi na uporządkowanie miejsca pracy. Aby było to możliwe, aranżując przestrzeń, należy w jasny sposób wydzielić poszczególne stanowiska – przydać się mogą do tego np. ścianki działowe. Ciekawe propozycje posiada między innymi firma AJ Produkty, specjalizująca się w rozwiązaniach dla przedsiębiorców. Jeśli pomieszczenie jest niewielkie, można wykorzystać biurka narożne, które również posiada w swojej ofercie. Konieczne jest też wytyczenie bezpiecznych ciągów komunikacyjnych.
Miejsce pracy według 5s
Kluczem do aranżacji stanowisk w systemie 5s jest ich standaryzacja. Na każdym biurku powinny się znaleźć wydzielone strefy – robocza, przeznaczona do przechowywania dokumentów oraz składowania podstawowych narzędzi biurowych. Popularnym rozwiązaniem jest oznaczanie ich przy pomocy barwnych taśm, naklejanych na biurka. Oczywiście każdy kolor powinien mieć tu swoje znaczenie, a granice stref muszą być wytyczone bardzo precyzyjnie (np. odrębną taśmą należy zaznaczyć na blacie miejsce, gdzie ma stać kubek z długopisami, odrębną — miejsce na zszywacz itd.).
Sekretem metody 5s jest maksymalna przejrzystość. Pomieszczenia biurowe urządzane są tak, by pracę w nich można było zacząć niemal z automatu, bez wdrażania się. Stąd też wszystkie szafki, szuflady czy segregatory powinny być bezwzględnie opisane (najlepiej również przy użyciu kodu kolorystycznego). Warto również pamiętać o podpisaniu… poszczególnych pomieszczeń czy gabinetów. W niektórych firmach przy tabliczkach z nazwiskami znajdują się zdjęcia pracowników (zmniejsza to ryzyko pomyłki) oraz wskaźniki pokazujące, czy dana osoba jest w pracy. Nieodzownym elementem są tablice informacyjne pozwalające szybko zapoznać się z podstawami systemu.
Zasada 5s, podobnie jak inne metody zawarte w lean management, wymaga początkowo pracy i systematyczności. Pozwala jednak wykształcić u pracowników dobre nawyki, które procentują w czasie.
