Skuteczne zarządzanie swoim czasem w pracy stanowi nie lada wyzwanie. Niejednokrotnie przecież zdarza się, że pomimo najszczerszych chęci i wysiłku, na koniec miesiąca i tak zostaną nam niezrealizowane zadania, co często wywołuje stres, a niekiedy prowadzi nawet do wypalenia zawodowego. Jeśli czujesz, że dni przelatują Ci przez palce, a wiele Twoich zadań pozostaje nadal niezrealizowana, to znak, że najwyższa pora wprowadzić kilka zmian w swoim sposobie zarządzania czasem pracy.
Dlaczego skuteczne zarządzaniem czasem pracy jest tak ważne?
Efektywne zarządzanie czasem pracy jest kluczowym elementem wpływającym na sukces zawodowy. Umiejętność zagospodarowania swojego czasu pracy przyczynia się do zwiększenia produktywności oraz do realizacji tych samych zadań mniejszym nakładem sił. Efektywne zarządzanie czasem pozwala pracownikom łączyć pracę wraz z innymi sferami swojego życia, takimi jak dom, rodzina, hobby (work-life balance). Przekłada się to na większą satysfakcję zarówno z życia zawodowego, jak i prywatnego. Kiedy pracownicy nie są przepracowani i mają wystarczająco dużo czasu na wykonywanie swoich zadań, jakość ich pracy się polepsza. Popełniają też mniej błędów przy realizacji zadań, co przekłada się na lepsze wyniki firmy i większą satysfakcję klientów.
Osoby, które potrafią zarządzać czasem w pracy, doświadczają mniejszego stresu, ponieważ nie czują się tak przytłoczeni obowiązkami. Umiejętne zarządzanie czasem pracy pozwala pracownikom na rozwój i doskonalenie swoich umiejętności, na przykład poprzez udział w dedykowanych kursach organizowanych przez firmy szkoleniowe taką jak ta z Krakowa. Inwestowanie w rozwój osobisty przynosi korzyści nie tylko uczestnikom, ale przede wszystkim całej organizacji.
Jak efektywnie zarządzać czasem pracy?
Aby skutecznie zarządzać swoim czasem pracy, warto przestrzegać kilku zasad, które mogą znacząco wpłynąć na poprawę produktywności i jakości życia:
Stwórz harmonogram dnia
Harmonogram dnia jest niezbędny do efektywnego zarządzania swoim czasem pracy. Zanim wyjdziesz z pracy, stwórz listę zadań, które musisz wykonać następnego dnia. Dzięki takiemu podejściu od razu po przyjściu do pracy rozpoczniesz realizację swoich zadań i nie będziesz tracić czasu na zastanawianie się od czego zacząć.
Ustal priorytety
Ustalanie priorytetów to kolejny ważny element efektywnego zarządzania czasem. Zadecyduj o tym, które zadania są pilne, a które mniej. Dzień najlepiej rozpocznij od realizacji najpilniejszych zadań, dzięki czemu unikniesz sytuacji, że na koniec dnia zostanie Ci do zrobienia pilny projekt, na który już braknie czasu. Nadanie priorytetów pozwoli skoncentrować Ci się na najważniejszych obowiązkach i uniknąć rozproszenia uwagi na mniej istotne czynności.
Nie zostawiaj wymagających zadań na potem
Odwlekanie wymagających, angażujących zadań na później sprzyja złudzeniu, że jutro będzie lepiej. Mimo że początkowo przekładanie zadań może poprawić nastrój, uświadomienie sobie konieczności ich wykonania za jakiś czas powoduje stres związany z tym, że czegoś się nie zdąży wykonać lub wykona się to z nienależytą starannością. Aby uniknąć takiej sytuacji, podziel duży projekt na mniejsze elementy i je sukcesywnie wykonuj, np. poświęcając na to zadanie każdego dnia określoną ilość czasu. Zacznij od realizacji najtrudniejszej części zadania. Jeśli czujesz, że nie jesteś w stanie dalej wydajnie pracować nad danym projektem, nie zmuszaj się by to robić – dokończysz kolejnego dnia.
Sprawdź przez co tracisz czas i wyeliminuj rozpraszacze
Przeanalizuj swój codzienny dzień pracy i zidentyfikuj rozpraszacze, które zabierają Ci czas. Czy to jest zbyt częste przeglądanie telefonu, prowadzenie prywatnych rozmów, a może nieproduktywne spotkania? Czynników, które odciągają Twoją uwagę od pracy może być wiele. Warto mieć świadomość o ich istnieniu i je sukcesywnie wyeliminowywać. Możesz zacząć od zamknięcia wszystkich kart w przeglądarce, które nie dotyczą zadania albo wyłączenia powiadomień w mediach społecznościowych. Jeśli przeszkadzają Ci rozmowy innych osób, załóż słuchawki i włącz swoją ulubioną muzykę.
Twoja praca Cię stresuje? Koniecznie przeczytaj tekst na blogu firmy szkoleniowej Twoje Motywacje: 4 sposoby na stres w pracy. Jak sobie z nim radzić?
Ustaw sobie krótsze terminy na wykonywanie zadań
Im więcej czasu mamy na wykonanie jakiegoś zadania, tym więcej czasu nam ono zabiera. Fakt ten wyraża się w przysłowiu: najbardziej zajęty człowiek to ten, który ma mnóstwo czasu. O tym mówi właśnie prawo Parkinsona, angielskiego pisarza i historyka. Jak to działa w praktyce? Przydziel sobie krótsze terminy na zrobienie jakiegoś zadania. Według Prawa Parkinsona, jeśli będziesz mieć mniej czasu na dane zadania, to zrobisz je szybciej. Zamiast miesiąca na napisanie artykuły, daj sobie tydzień. Dzięki temu osiągniesz ten sam cel, ale w krótszym czasie.
Znajdź czas na relaks w pracy
Przerwy w pracy są ważnym elementem dnia każdego pracownika. Pozwalają na regenerację i odpoczynek. Pamiętaj o tym, aby po zakończonym zadaniu robić sobie krótkie przerwy – spędzając je w inny sposób niż przy komputerze. Możesz wyjść na krótki spacer, do sklepu albo udać się na rozmowę z kolegami z pracy do innego pomieszczenia.
Naucz się odmawiać
Nigdy nie będziesz w stanie efektywnie zarządzać swoim czasem, jeśli nie nauczysz się mówić ,,nie”. Jeżeli wiesz, że masz do dokończenia wiele swoich zadań, nie przyjmuj obowiązków od innych. Gdy nie możesz odmówić, zaproponuj termin, kiedy będziesz mógł w stanie wykonać to zadanie tak, aby Twoje obowiązki na tym nie ucierpiały.
Nieumiejętność zarządzania czasem pracy może być źródłem stresu. Jeśli czujesz, że go doświadczasz, zapisz się na szkolenie z radzenia sobie ze stresem. Na kursie poznasz metody postępowania w sytuacjach stresowych.
